حضور موفق در نمايشگـاه

حضور موفق در نمايشگـاه

نمايشگاه، محلي براي ارائه و نمايش توانمندي ها، خدمات و محصولات است كه در سطوح مختلفي چون استاني، ملي و      بين المللي برگزار مي گردد. در تجمعات نمايشگاهي، اصولاً جديدترين و كارآمدترين راه حل ها براي زندگي و كسب و كار بهتر ارائه مي گردند.

اين سوال مهمي است كه بايد هميشه از خود بپرسيد چرا در نمايشگاه شركت مي كنيم؟ در اكثر مواقع در بين شركت كنندگان با شركت هايي روبرو مي شويم كه پس از صحبت با آنها باز هم نمي توانيم بفهميم اين مجموعه چرا در نمايشگاه شركت كرده است؟ چراكه با اولين صحبت هاي رد و بدل شده در مي يابيم آمادگي كامل اين حضور در آن مجموعه وجود ندارد.

نحوه شركت در نمايشگاه ها اصولاً بر اساس كمپين بازاريابي و تبليغات شركت ها صورت مي گيرد اما در ايران به دليل عدم ثبات برنامه هاي اقتصادي در اكثر كسب و كارهاي كوچك اين روند اجرا نمي گردد و مستقيماً بر اساس شرايط اقتصادي بنگاه ها و موقعيت زماني و... شركت ها در نمايشگاه حضور به هم مي رسانند.

اگر تمايل داريد بازار جغرافيايي خود را گسترش دهيد.

اگر در صدد جذب نماينده و عوامل فروش هستيد.

اگر مي خواهيد جهت تامين مواد اوليه و... با شركت هاي دست اول ارتباط داشته باشيد.

اگر محصول و يا خدمات جديدي داريد كه مي بايست به مخاطبان خود معرفي كنيد.

اگر تمايل داريد در جمع همكاران خود حضور داشته و بدرخشيد.

در نمايشگاه شركت كنيد در غير اين صورت پول خود را جاي ديگري سرمايه گذاري كنيد.

از آنجاييكه نمايشگاه ها در اجراي بسياري از استراتژي هاي شركت مفيد هستند  نحوه انتخاب و تصميم گيري صحيح در خصوص حضور و يا عدم حضور در نمايشگاه اهميت بيشتري پيدا مي كند. برايند انتخاب صحيح مي تواند شركت را در تصميم گيري هاي آتي ياري نمايد.

نتايج حاصل از حضور در نمايشگاه مي تواند در چگونگي راه اندازي خط توليد محصول جديد، افتتاح و كسب بازارهاي جديد، بهبود روابط با مشتريان، حفظ بازار و حضور در عرصه هاي بين المللي و شناساندن محصول جديد توليد نشده و... نقش موثري را ايفا نموده و موجب اخذ يك تصميم كليدي در شركت گردد.

بنابراين هر قدر به اطلاعات مربوط به كيفيت و كميت يك نمايشگاه بيشتر دسترسي پيدا كنيم تصميم گيري دقيق تر خواهد شد.

در صورت عدم دسترسي كافي به اطلاعات مورد نياز ممكن است به اين نتيجه برسيم كه ابتدا نمايشگاه را براي سال اول مورد بازديد و ارزيابي قرار داده و سپس از نتايج به دست آمده در خصوص حضور در دوره هاي بعدي تصميم گيري نماييم.

اقدامات مورد نياز جهت انتخاب نمايشگاه :

·        گردآوري تقويم نمايشگاه هاي موجود

·        طبقه بندي نوع برگزاري / تخصصي، بازرگاني، فروش

·        تطبيق با اهداف و انتخاب بهترين گزينه هاي شركت

·        بررسي مدت زمان و ايام برگزاري نمايشگاه

·        تنظيم بودجه و بررسي هاي ثبت نام

·        بررسي سابقه برگزاري نمايشگاه مورد نظر

·        بررسي هماهنگي و ارتباط نمايشگاه با بازار

·        سطح خدمات و تسهيلاتي قابل ارائه برگزار كننده

·        بررسي شيوه هاي تبليغاتي و اقدامات برگزار كننده

·        بررسي تعداد بازديدكنندگان در دوره هاي قبل

·        كشورها و شركت هاي بين المللي شركت كننده

·        اعتبار و صلاحيت شركت برگزار كننده نمايشگاه

·        بررسي وضعيت اقتصادي، اجتماعي، فرهنگي محل برگزاري

·        بازديد از وب سايت برگزار كننده

·        كسب خبر از طريق شركاي تجاري، اتاق هاي بازرگاني و...

·        بررسي هاي وضعيت امكانات رفاهي، اقامتي، بهداشتي و امنيتي

·        بررسي هزينه هاي اقامت، عزيمت، خورد و خوراك و ويزا

·        شناسايي روزهاي تعطيل رسمي در محل برگزاري نمايشگاه

·        بررسي هزينه هاي تبليغات، حمل و نقل كالا و...

·        بررسي مسيرها و مدت زمان حمل كالا تا مقصد

اقدامات مورد نياز جهت اداره غرفه نمايشگاهي

اداره غرفه توسط فرد يا افرادي كه براي اين مهم انتخاب شده اند بسيار حائز اهميت است، اين فرد ممكن است از كاركنان شركت و يا صاحب كالا و يا مدير شركت باشد.

ثمره تمام تلاش هاي انجام شده از ابتداي امر شامل انتخاب نمايشگاه، مراحل ثبت نام، تدارك كالا، لوازم و ابزار و تجهيزات غرفه به عهده چند نفر است ضمن اينكه هر يك از آنان بايد خصوصيات لازم را داشته باشند، مي بايست فردي به عنوان مسئول يا مدير غرفه تعيين گردد كه علاوه بر دارا بودن ويژگي هاي كاركنان غرفه توانايي هماهنگي، نظارت و كنترل فعاليت هاي آنان را نيز داشته باشد و چنانچه غرفه صرفاً توسط يك نفر اداره مي گردد (به هيچ عنوان توصيه نمي گردد) مي بايست فردي بسيار توانمند و با قابليت هاي بالا را براي اين كار انتخاب و اعزام نمود.

چنانچه حضور بيش از يك نفر در غرفه از سوي شركت امكان پذير نبود، انتخاب و به كارگيري افراد بومي ضروري و اجتناب ناپذير خواهد بود.

مراحل حضور در نمايشگاه :

حضور در نمايشگاه به سه مرحله قبل از مشاركت، در ايام مشاركت و بعد از مشاركت تقسيم مي شود.

اقدامات قبل از حضور در نمايشگاه :

·        برنامه ريزي

·        ارسال دعوت نامه و دعوت از گروه هاي هدف

·        آموزش پرسنل و بستن تيم باشگاهي

·        دسته بندي و هماهنگي توليد محصولات مورد نياز

·        آماده سازي كاتالوگ ها و اقلام تبليغاتي

·        برنامه ريزي جهت طراحي برنامه هاي ترويجي

·        طراحي چيدمان و بصري غرفه

·        توجمه متون بسته ها، محصولات و...

·        آماده سازي لباس هاي متحدالشكل، بچ سينه و...

·        هماهنگي با واحدهاي سمعي بصري جهت عكس و فيلم

·        تهيه ليست قيمت ها و فرم هاي مربوط به نمايندگي ...

·        در صورت نياز برنامه ريزي براي مصاحبه مطبوعاتي

·        تدوين جدول زمان بندي انجام مراحل حضور در نمايشگاهي

·        آماده سازي تيم پشتيباني مستقر در دفتر شركت

در ايام حضور در نمايشگاه

·        حضور به موقع و دائم كليه كاركنان در محل غرفه

·        داشتن ظاهري آراسته

·        حضور تمامي نفرات و با انگيزه بودن

·        بازديد از تمام قسمت هاي نمايشگاه

·        بررسي نحوه حضور ديگر شركت ها خصوصاً رقبا

·        توزيع و جمع آوري فرم هاي نظرسنجي و...

·        تهيه آمار نسبي بازديدكنندگان در پايان هر روز

·        تهيه نمونه اي از كالاي شركت رقيب

·        بررسي و تحليل بازار در شهرهايي كه حضور مي يابيم

·        بازديد از نمايندگان و مشتريان بالقوه در هر شهر

·        برگزاري جلسه با ارگان ها و سازمان هاي سياست گذار

·        تهيه گزارش از حالات و رفتار بازديد كننده

·        ثبت سوالات شفاهي مهم كه مطرح مي شود

·        انجام مصاحبه با بازديدكنندگان

·        تهيه گزارش تصويري و صوتي از نمايشگاه

·        هماهنگي با متصدي حمل كالا جهت بازگرداندن كالاها

·        ليست خروج كالاها از سالن

بعد از مشاركت در نمايشگاه

·        جمع آوري كالاهاي نمايشي و ديگر تجهيزات

·        پيگيري و ارزيابي فعاليت هاي انجام شده در نمايشگاه و جمع آوري سوابق بازديدكنندگان

·        تهيه و ثبت گزارش و ارائه به همكاران

·        اطلاع رساني به مشتريان در حوزه موفقيت ها و...

·        بررسي و تحليل اطلاعات جمع آوري شده از رقبا

ويژگي ها و وظايف افراد اداره كننده غرفه :

·        اداره كردن غرفه در طول مدت برگزاري نمايشگاه

·        رعايت كليه قوانين و مقررات نمايشگاهي

·        آشنايي با مراحل حضور در نمايشگاه

·        آشنايي با شركت هاي حاضر در نمايشگاه و كنترل رفتار رقبا           

·        آشنايي با مزايا و معايب كالاي شركت رقيب

·        آشنايي با تكنولوژي هاي برقراري ارتباط و اصول تشريفات

·        آشنايي با تكنيك هاي تبليغاتي موثر در غرفه

·        تبحر در چيدمان و آرايش غرفه و به نمايش گذاردن كالا

·        تبحر در عرضه كالا در غرفه

·        آشنايي كامل با مشخصات فني كالا

·        داشتن اطلاعات كافي از شرايط حمل و نقل و بيمه كالا

·        آشنايي با قوانين گمركي

·        آشنايي با شيوه هاي تنظيم قرارداد و يا پيش نويس قرارداد

·        تبحر و توان در كسب اطلاعات بازار در مدت زمان اندك. آشنايي به زبان انگليسي و ترجيحاً كشور برگزار كننده. داشتن قابليت شناسايي و تفكيك بازديدكنندگان

·        آشنايي با شيوه نگارش مكاتبات و گزارش نويسي

·        آشنايي كامل با شركت و واحدهاي مختلف و فعاليت هاي آنان

·        دارا بودن ظاهري آراسته و مناسب در تمام ساعات كار نمايشگاه

·        استفاده از لباس هاي متحدالشكل

·        توان همكاري و تعامل و مديريت نمودن بر پرسنل غرفه

·        دارا بودن حسن خلق و فن بيان و رفتاري شايسته

·        داشتن روحيه انجام هرگونه كاري در برگزاري نمايشگاه

لوازم مورد نياز در غرفه نمايشگاهي

هنگام حضور در نمايشگاه ها بهتر است جهت حضور بهتر و پربارتر، غرفه نمايشگاهي شما آماده و مجهز باشد. از اين رو پيشنهاد  مي كنيم در هنگام شركت در نمايشگاه ها موارد زير را در غرفه نمايشگاهي خود همراه داشته و مد نظر قرار دهيد.

لوازم مورد نياز در غرفه نمايشگاهي :

·        هداياي تبليغاتي ساده (براي عموم) و هداياي تبليغاتي ويژه جهت مخاطبين خاص

·        آلبوم كارت ويزيت خالي

·        دوربين عكاسي جهت عكاسي از غرفه نمايشگاهي خود و رقبا و همچنين از ميهمانان جهت ايجاد خبر

·        فرم مشخصات فردي بازديدكنندگان غرفه

·        لوازم اداري (خودكار، قيچي، كارت، گيره، كاغذ و... )

·        سطل آشغال يا كيسه زباله ضخيم

·        سيني پذيرايي و ست پذيرايي چنگال و قاشق چاي خوري يك بار مصرف يا فلزي

·        سبد گل براي قرار گرفتن روي كانترها

·        دستمال كاغذي و دستمال تزئيني

·        سيم رابط

·        جاي كاتالوگي در صورت نياز

·        تي نخي يا پارچه جهت نظافت كف غرفه

·        آستري جهت تميزكاري محيط غرفه و ميزها

·        ميوه (موز، پرتغال، سيب، خيار)

·        آبميوه بسته بندي شده

·        كافي ميكس  و هات شكلات و...

·        بشقاب يك بار مصرف / چيني

·        ني كوچك، ليوان كاغذي

·        آب سردكن يخچال دار

·        چاي ساز و چاي كيسه اي

·        فرم نظرسنجي